11. FCS inashughulikiaje kudhibiti udanganyifu na vihatarishi vya matumizi mabaya ya fedha kwa wafadhiliwa?

Ilitumwa Februari 5, 2020

Mifumo endelevu ya kudhibiti ipo ndani ya shirika ambayo ni pamoja na kujenga uwezo, uzoefu unaonesha miaka ya hivi karibuni kuna maboresho makubwa katika suala la kufuata sheria na taratibu hasa kwa AZAKi za kijamii ikiwa ni pamoja na AZAKi changa zinazochipukia. Wakati kuna vihatarishi vingi vinavyohusiana na kutoa ruzuku, hatari za usimamizi wa fedha ni kubwa zaidi kwasababu zinagharimu rasilimali za FCS.

Kwahiyo, zifuatazo ni taratibu za kawaida zinazopaswa kufuatwa wakati wa utekelezaji na baada ya ukaguzi wa mahesabu: –

  1. Kama hatua ya kuzuia, FCS itafanya mafunzo ya kukuza uwezo kwa wafadhiliwa ili kuinua kiwango chao cha kuelewa masuala mbalimbali muhimu kama:
    • Kuripoti shughuli zilizotekelezwa
    • Maana na umuhimu wa kuwa na mifumo imara ya udhibiti wa ndani
    • Mgawanyo wa kazi na majukumu
    • Utunzaji wa rekodi, kupanga nyaraka na mifumo ya kuhifadhi mafaili
    • Udhibiti wa kutoa idhini
    • Ulinganishsi wa taarifa za kibenki na usimamizi wa pesa
    • Kukagua hali ya kufuata sheria, taratibu na sera
  1. Mara kwa mara FCS itafanya ukaguzi wa kawaida na wa kushtukiza kwa wafadhiliwa ili kuhakikisha kama wanafuata sheria na taratibu.
  2. Pale ambapo nyaraka zinakosekana FCS itaomba Asasi mfadhiliwa alete nyaraka hizo ndani ya siku 30 baada ya ukaguzi kukamilika.
  3. Pale ambapo michakato ya manunuzi haikuoneshwa kwa uwazi, FCS itaomba nyaraka za ushahidi kama ankara, kumbukumbu za vikao vya manunuzi, kuendana na taratibu za kufuata zilizokubaliwa kwenye kumbukumbu za vikao na vitu vingine vinavyoonekana.
  4. Pale ambapo hakuna ushahidi wa kutosha wa matumizi yaliyofanywa, FCS haitayatambua matumizi yenye shaka na kuitaka asasi irudishe fedha FCS na hivyo kupunguza kiwango cha matumizi yaliyoripotiwa.

Kuhusu matukio ambapo udanganyifu unashukiwa, FCS itahitaji kiasi cha fedha kilichothibitishwa kurudishwa, na kuripoti tukio hili kwenye vyombo vya serikali kama Ofisi ya Kuzuia na Kupambana na Rushwa (TAKUKURU) au Polisi ambao wana mamlaka na wameaminiwa kisheria kushughulikia kesi za jinai.